دستور العمل اجرای فرصتهای بالندگی توسط معاونتها، مدیریتهای استانی و پردیسها
مقدمه
این دستور العمل بیان کننده رویه های اجرایی برگزاری دوره های آموزشی در معاونت ها، مدیریت های لایه های استانی و پردیس ها بوده و روشن کننده نحوه تعامل معاونت ها و مدیریت های استانی با مدیریت بالندگی حرفه ای دانشگاه فرهنگیان در فرایند برگزاری دوره های آموزشی می باشد.
بر اساس فلوچارت برگزاری دوره آموزشی (پیوست) فرایند درخواست، اخذ مجوز و برگزاری دوره های آموزشی در 11 مرحله به شکل زیر برگزار می گردد.
مرحله اول: شناسایی نیازها
در این مرحله مقرر است معاونت ها، و مدیریت های استانی و پردیس ها بر اساس تقویم آموزشی اعلام شده نسبت به انتخاب دوره آموزشی مورد نیاز خود برای اجرا اقدام نمایند. تقویم آموزشی دانشگاه فرهنگیان بر اساس نیازسنجی ها که در آخر هر سال از معاونت ها، مدیریت های استانی و پردیس ها صورت می گردد در بازه های سه ماهه طراحی و برای اجرا به کلیه واحد های ذی ربط دانشگاه اعلام می گردد.
تبصره: در صورتی که بر اساس تشخیص واحد های متقاضی دوره آموزشی خارج از تقویم ابلاغی مورد نیاز باشد واحد های متقاضی می توانند با ارائه دلایل توجیهی نسبت به طیکردن مراحل اجرایی اقدام نمایند.
مرحله دوم: نامه نگاری برای اخذ مجوز برگزاری دوره آموزشی
در این مرحله لازم است واحد های متقاضی بعد از شناسایی نیازهای آموزشی نسبت در دریافت مجوز برگزاری آن اقدام نمایند.
جهت دریافت مجوز لازم است واحد متقاضی دوره آموزشی را در قالب فرم طراحی دوره های آموزشی(فرم شماره 1) طراحی و آن را به همراه برنامه زمانی برگزاری دوره(فرم شماره 2) و رزومه استاد با رعایت استانداردهای عنوان شده در خصوص شرایط استاد به مدیریت بالندگی حرفه ای ارسال گردد. جهت انجام هماهنگیهای لازم و وجود فرصت برنامه ریزی مطلوب لازم است این فرایند حداقل یک ماه قبل از زمان مورد نظر برای برگزاری دوره صورت پذیرد.
مرحله سوم: صدور مجوز برگزاری دوره آموزشی
در این مرحله مدیریت بالندگی حرفه ای بعد از دریافت اطلاعات مربوط به برگزاری دوره آموزشی(فرم شماره 1و2 و رزومه استاد) نسبت به بررسی و تصویب دوره آموزشی اقدام و مجوز برگزاری دوره آموزشی را صادر می نماید. در فرایند حداکثر 10 روز بعد از وصول درخواست برگزاری دوره آموزشی از طرف پردیس ها صورت خواهد گرفت.
تذکر: به منظور تسریع در فرایند صدور مجوز ارسال کامل مستندات خواسته شده از طرف واحد درخواست کننده ضروری است و نقص در مدارک و مستندات مورد نیاز موجبات تاخیر در فرایند صدور مجوز خواهد شد.
مرحله چهارم: تامین منابع مالی برگزاری دوره آموزشی
در این مرحله لازم است واحد متقاضی بعد از دریافت مجوز برگزاری دوره آموزشی از مدیریت بالندگی حرفه ای نسبت به تامین منابع مالی برگزاری دوره آموزشی اقدام نماید.
تذکر: برای جلوگیری از مسائل و مشکلات احتمالی بعدی طی کردن این مرحله قبل از برگزاری دوره آموزشی مورد درخواست می باشد.
مرحله پنجم: برگزاری جلسه توجیهی با مدرس
بعد از تامین منابع مالی برگزاری دوره آموزشی و قطعی بودن برگزاری دوره، برگزاری جلسه مشترک با مدرس یا مدرسین دوره ضرورت دارد. در جلسه توجیهی با مدرس موارد زیر مورد انتظار است.
- بیان نیازها و الزامات دانشگاه از دوره در قالب فرم شماره 1
- توافق بر سر هزینه درخواستی مدرس
- تعیین زمان تحویل طرح درس دوره توسط مدرس
- امضای قرداد همکاری فی مابین دانشگاه و مدرس دوره
مرحله ششم: ارسال مستندات به بالندگی
در این مرحله لازم است واحد متقاضی یک نسخه از قرارداد با مدرس و طرح درس دوره را به مدیریت بالندگی حرفه ای ارسال می نماید.
مرحله هفت: اطلاع رسانی برگزاری دوره آموزشی
در این مرحله لازم است واحد متقاضی به شکل مقتضی نسبت به اطلاع رسانی برگزاری دوره اقدام نماید. اطلاع رسانی برگزاری دوره آموزشی می تواند توسط کانال های مختلفی همچون اطلاع رسانی در سایت، نصب بروشور و نامه نگاری رسمی صورت گیرد. لازم است این اقدام حداقل دو هفته قبل از برگزاری دوره آموزشی صورت گیرد تا متقاضیان فرصت کافی برای برنامه ریزی و حضور در دوره را داشته باشند. در این مرحله اقدامات زیر مورد انتظار است:
1: اطلاع رسانی به کلیه همکاران واجد شرایط شرکت در دوره آموزشی بر اساس مراجعه به فرم طراحی
2: شناسایی اولیه متقاضیان شرکت در دوره
3. انتخاب نهایی و ارسال دعوت نامه به شرکت کنندگان در دوره آموزشی
مرحله هشتم: برگزاری دوره آموزشی
در این مرحله دوره آموزشی برگزار می گردد. جهت ارتقاء کیفیت برگزاری دوره آموزشی همکاران لازم است الزامات مندرج در چک لیست شماره 6 و 8 را رعایت نمایند و اقدامات مورد نیاز را قبل و حین برگزاری دوره چک و تایید نمایند.
همچنین در این مرحله لازم است برگزار کنندگان دوره های آموزشی نسبت به تکمیل فرم ارزشیابی دوره آموزشی فرم شماره 3 اقدام نمایند.
مرحله نه: ارسال گزارش برگزاری دوره آموزشی
در این مرحله لازم است واحد های متقاضی حداکثر یک هفته بعد از برگزاری دوره آموزشی نسبت به ارسال گزارش برگزاری دوره آموزشی در قالب فرم شماره 4 به مدیریت بالندگی حرفه ای ارسال نمایند. در این مرحله موارد زیر مورد انتظار است.
- تحلیل نتایج فرم شماره 3 و ارسال نتایج آن به بالندگی در حرفه ای در قالب فرم شماره 4
- ارسال لیست مشخصات شرکت کنندگان در دوره آموزشی در قالب فرم شماره 5
- ارسال ریز هزینه های صورت گرفته برای برگزاری دوره و فیش پرداختی به استاد
مرحله دهم: تایید، اختصاص کد و صدور گواهی نامه آموزشی
در این مرحله مدیریت بالندگی حرفه ای پس از دریافت گزارش برگزاری دوره از واحد های متقاضی نسبت به تایید و تصویب آن اقدام می نامید در این مرحله موارد زیر مورد انتظار است
- بررسی گزارش دریافتی و اطمینان از کیفیت برگزاری دوره آموزشی
- اختصاص کد به دوره آموزشی برگزاری شده
- صدور گواهی نامه شرکت کنندگان در دوره آموزشی
- ارسال گواهی نامه ها به واحد های متقاضی
مرحله یازدهم: ارسال اطلاعات به امور اداری و بایگانی مستندات دوره
این مرحله به عنوان اتمام فرایند برگزاری دوره آموزشی تلقی می شود و لازم است در این مرحله مدیریت بالندگی حرفه ای مشخصات کلیه دریافت کنندگان گواهی نامه را به امور اداری دانشگاه جهت ثبت در سوابق آموزشی و دریافت امتیازات مربوطه ارسال نماید.
همچنین لازم است در این مرحله کلیه مستندات مربوط به برگزاری دوره آموزشی بایگانی و برای استفاده های بعدی ثبت گردد.