دستورالعمل حفظ محرمانگی اطلاعات و هماهنگی در ارائه پاسخ های سازمانی

به گزارش روابط عمومی دانشگاه فرهنگیان استان تهران، متن اطلاعیه به شرح زیر می باشد:
با سلام و احترام،
نظر به اهمیت حفظ امنیت اطلاعات سازمانی و ضرورت پیشگیری از هرگونه سوءاستفاده احتمالی از اطلاعات داخلی  همکاران، مقتضی است کلیه مسئولین دفاتر به موارد زیر با دقت کامل عمل نمایند:
1.عدم ارائه اطلاعات به اشخاص فاقد صلاحیت:
از این پس، ارائه هرگونه اطلاعات مربوط به دانشگاه اعم از اطلاعات تماس، تغییر شماره‌های تلفن، تغییرات در شبکه‌های اجتماعی، آدرس‌های جدید یا هرگونه اطلاع‌رسانی عمومی و داخلی، صرفاً با هماهنگی اداره کل حراست دانشگاه و در پاسخ به مکاتبات رسمی صورت گیرد.
2.  ممنوعیت ارائه اطلاعات کارکنان و اعضای هیأت علمی به غیر: 
هرگونه اطلاعات مربوط به اعضای محترم هیأت علمی، کارکنان رسمی، قراردادی یا شرکتی دانشگاه، شامل شماره تماس، محل استقرار، وضعیت حضور، مسئولیت اجرایی و...، تنها در صورت دریافت نامه مکتوب و با ارجاع به به حراست و پس از بررسی و تأیید رسمی قابل ارائه خواهد بود.
3.  لزوم ثبت مکتوب درخواست‌ها:
در صورتی که شخص یا نهادی درخواست دریافت اطلاعات از آن معاونت/ مدیریت دانشکده  را داشته باشد، مسئول محترم دفتر موظف است ضمن امتناع از پاسخ شفاهی یا غیررسمی، درخواست‌کننده را به مسیر قانونی ارجاع دهد و تنها در صورت دریافت نامه رسمی و ممهور به مهر سازمانی و با هماهنگی با اداره حراست، پاسخ مقتضی ارائه گردد.
4.  پرهیز از ارسال اطلاعات از طریق پیام‌رسان‌ها:
استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی مانند واتساپ، تلگرام، ایتا و... برای انتقال اطلاعات سازمانی، اکیداً ممنوع بوده و هرگونه تبادل اطلاعات باید در قالب مکاتبات رسمی سازمانی یا سامانه‌های مصوب دانشگاهی صورت گیرد.
5.  اطلاع‌رسانی موارد مشکوک:
در صورت مواجهه با درخواست‌های غیرمتعارف، رفتارهای مشکوک، یا مشاهده تلاش برای اخذ اطلاعات بدون مجوز، مراتب بلافاصله به اداره حراست گزارش نمائید.